Stiftelsen Västergötlands museums dokumenthanteringsplan
I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar till alla
handlingstyper som museet hanterar i sin verksamhet. Den tar också upp aktuella gallrings-
beslut, det vill säga reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som ska
förstöras och när.
Dokumenthanteringsplanen med bilagor ses över kontinuerligt. Det är efter samråd med
arkivmyndigheten (Skara kommun) man fattar beslut om eventuella ändringar och tillägg.
Den ska sedan beslutas av styrelsen.
Handlingar av tillfällig eller ringa betydelse kan gallras. Detta gäller inkomna handlingar
för kännedom, kopior och dubletter, inbjudningar till konferenser och kurser där man inte
har deltagit samt loggar för e-post. Även inkomna eller expedierade framställningar, för-
frågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär, som är
obegripliga samt interna meddelanden av ringa vikt bör gallras vid inaktualitet.
Handlingar som inte ska arkiveras rensas ut, det vill säga avlägsnas och förstörs. De hand-
lingar som inte rensas före arkiveringen blir allmänna handlingar, även om de inte varit
detta tidigare. Rensning innebär att skilja mellan handlingar och uppgifter som ska arki ve-
ras och de som inte ska arkiveras.
En vanlig benämning på handlingar som inte är allmänna, och som därför kan rensas är
”arbetsmaterial”. Det kan vara oklart vad som ska räknas som arbetsmaterial, men det som
kan rensas är ”mellanprodukter”, till exempel egna anteckningar av ringa betydelse, utkast
till brev, interna PM som inte tillför ett ärende sakuppgift, protokoll eller motsvarande som
ännu inte justerats, följebrev, handling som bara lämnats in till eller upprättats för publice-
ring (manuskript, artiklar till publikationer). Om dessa handlingar arkiveras blir de all-
männa handlingar.
Innan arkivering av allmänna handlingar bör överflödigt material rensas bort. Detta görs
vid arkivläggningen och exempel på sådant som kan rensas bort är handlingar som ska
gallras bort enligt gällande dokumenthanteringsplan, utkast och arbetsmaterial, kopior och
dubletter, handlingar som inte tillhör ärendet, plastfickor, gem och häftklamror. Rensningen
genomförs senast i samband med arkivläggningen av ansvarig handläggare. Arbetsmaterial
som inte rensas ut utan arkivläggs blir en allmän handling. Handlingarna ska skrivas ut på
enkelsidigt papper.
Minnesanteckningar är vanligtvis inte allmänna handlingar. Med minnesanteckning menas
en promemoria, annan uppteckning eller upptagning som endast har tillkommit för ärendets
föredragning eller beredning. Inte heller utkast eller koncept är allmänna handlingar. Inter-
na meddelanden inom en myndighet är heller inte allmänna. Om handlingarna tas om hand
för arkivering, det vill säga om handlingarna sparas någonstans, blir de dock automatiskt
allmänna.
